تصویب آئین نامه جدید نحوه نگهداری اسناد بانکی

شورای پول و اعتبار آئین نامه جدید مدت و طرز نگهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر بانک‌ها را تصویب کرد.
به گزارش روابط عمومی بانک مرکزی، شورای پول و اعتبار با تصویب آئین‌نامه مدت و طرز نگهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر بانک‌ها، آئین‌نامه مصوب 6 اسفندماه سال 53 و مصوبات 19 دی ماه سال 61 و 8 دی ماه سال 69 این شورا در این خصوص را «کان لم یکن» تلقی کرد. بر این اساس بانک مرکزی مصوبه جدید مذکور را به کلیه بانک‌های دولتی و غیر دولتی، موسسه اعتباری توسعه و شرکت دولتی پست بانک و بانک قرض‌الحسنه مهر ایران ابلاغ کرده است.
براساس این مصوبه، اسناد در 5 سطح تعریف شده‌اند که سطح اول اسناد و مدارک مالکیت اموال منقول و غیرمنقول بانک، اساسنامه، سوابق و مدارک مربوط به تاسیس بانک، دفاتر سهام بانک، صورت جلسات مجامع و هیات مدیره بانک، نسخ اصلی ترازنامه بانک و ضمائم مربوطه که به تصویب مجمع عمومی رسیده و گزارش عملکرد هیات مدیره تقسیم را شامل می‌شود. اسناد سطح دوم شامل دفتر کل، دفتر روزنامه و اسناد سطح سوم نیز شامل کارت‌های نمونه امضاء، مدارک احراز هویت و افتتاح انواع حساب‌های ارزی و ریالی مشتریان، لاشه انواع چک‌ها از جمله چک عادی اشخاص، چک پول، ایران چک، چک بانکی و غیره، سفته‌ها و بروات واگذاری و سایر اسناد اعم از خریداری یا وصولی ارزی و ریالی و گواهی‌نامه‌های عدم پرداخت چک‌های برگشتی و مدارک سوء اثر چک‌های برگشتی است.
بنابراین گزارش، کلیه قراردادهای منعقده و موافقتنامه‌های بین بانک و اشخاص (به غیر از قراردادهای مربوط به تسهیلات اعطایی)، اسناد مربوط به عملیات حساب‌های معاملات داخلی بانک که از طریق مناقصه یا مزایده انجام شده، لاشه ضمانت‌نامه‌ها و اسناد ذی ربط، مدارک نقل و انتقال سهام، نسخ دوم گواهی‌نامه‌های سپرده‌های سرمایه‌گذاری مدت دار، کلیه اوراق و اسناد مربوط به خرید و فروش ارزهای خارجی، حوالجات ارزی، کارت‌های اعتباری ارزی و پیمان‌نامه‌های ارزی، کلیه اوراق و اسناد مربوط به حوالجات، اتاق پایاپای، صندوق امانات و اوراق مشارکت، اوراق و اسناد مربوط به اعتبارات اسنادی وارداتی و صادراتی، کلیه اسناد حسابداری اعم از ارزی و ریالی، نقدی و انتقالی نیز در بین اسناد سطح سوم قرار می‌گیرند. همچنین اسناد سطح چهارم نیز شامل قراردادها، اوراق و اسناد مربوط به تسهیلات اعطایی و اعتبارات استفاده شده مشتریان، اوراق مربوط به فروش اثاث و وسایل فرسوده و مستعمل و اسقاط شده، اوراق و مدارک مربوط به اسناد تجاری تنزیل شده و اوراق مربوط به خرید ملزومات و اموال منقول و غیرمنقول بانک است. دفاتر ثبت نامه های صادره و وارده، دفاتر ارسال مراسلات، ته چک‌های صادره ادارات و واحدهای بانک نیز اسناد سطح پنجم را تشکیل می‌دهند.
بر اساس فصل دوم این آیین‌نامه مربوط به نگهداری اطلاعات مربوط به اسناد، بانک‌ها موظفند اطلاعات مربوط به اسناد سطح اول، دوم و سوم و بندهای الف از سطوح چهارم و پنجم را به صورت الکترونیکی و برای همیشه نگهداری نمایند.